LA ORGANIZACIÓN DE LA FORMACIÓN EN UN DEPARTAMENTO O EN UNA EMPRESA DE MANTENIMIENTO

Por Santiago García Garrido


Un departamento de mantenimiento o una empresa de servicios de mantenimiento debería cuidar la formación de su personal como objetivo estratégico, ya que incide en el valor más preciado de una empresa: sus recursos humanos.


VENTAJAS E INCONVENIENTES DE REALIZAR ACCIONES FORMATIVAS


Casi todos los que tienen una responsabilidad en el mantenimiento de una planta industrial son conscientes de la importancia de la formación para la mejora del desempeño en puestos técnicos.

¿Qué ventajas tiene dedicar el tiempo y los recursos necesarios a la formación del personal? Sin duda, numerosas e importantes:

- Se puede afrontar la alta rotación que sufren a menudo los departamentos y las empresas que ofrecen servicios de mantenimiento con mejores garantías. Es posible, si se estructura del modo adecuado, tener personal formado en cantera, con un coste bajo para la empresa, para tener una respuesta rápida en caso de rotación no deseada
- Mejora y complementa la política retributiva
- Los periodos de formación inicial de personal de nueva incorporación pueden acortarse enormemente
- Facilita la promoción interna del personal. Con la creación de planes de carrera personalizados es posible tener en puestos de mando a personal conocido que ha demostrado ya su fidelidad a la empresa
- Se fideliza la plantilla.
- Un personal mejor formado es un personal mucho más eficaz en su trabajo
- La empresa es más atractiva para los candidatos a incorporarse, pues éstos valoran muy positivamente la posibilidad de recibir formación continua. La empresa que ofrece formación a sus técnicos de mantenimiento se asegura atraer, retener y motivar el talento
- Se disminuye el riesgo de accidente

¿Y cuales son los inconvenientes de organizar acciones formativas para los técnicos? Pues no muchas: en algún caso se favorece la rotación de personal, pues el personal bien formado puede tener más movilidad laboral; cuesta dinero; pérdida de horas útiles de trabajo para dedicarlas a formación; y hay que organizarla.

No es necesario un análisis profundo para darse cuenta de que la organización de formación tiene más ventajas que inconvenientes

LA FORMACIÓN DE LOS NUEVOS EMPLEADOS


Una forma de acometer la formación del personal de reciente incorporación es que el personal más antiguo forme al personal que empieza. Esta forma de proceder está muy extendida, tanto en mantenimiento como en cualquier otro departamento de la empresa, pero no es la más eficaz. Es la forma ideal de perpetuar vicios, malas costumbres. No es la empresa la que dirige la formación de sus empleados, sino un empleado que no tiene que estar especialmente cualificado como formador, que puede estar descontento, etc. Eso sí, para los responsables es lo más cómodo.

CREACIÓN DE UNA ESCUELA DE FORMACIÓN PARA CANDIDATOS


Es posible, y subvencionable (como se puede ver en el siguiente apartado) crear una escuela de formación para candidatos a ingresar en la empresa. Las ventajas son indudables: se tienen candidatos disponibles si se producen bajas en el departamento o si aumentan las necesidades de personal (muy habitual en empresas de servicios de mantenimiento) y cuando se incorporan lo hacen con una excelente formación diseñada a medida. La actividad tiene un coste, pero este puede llegar a ser bajo, e incluso puede llegar a estar totalmente subvencionados con ayudas de la administración.

La creación de una escuela de formación para futuros candidatos cobra especial importancia en países europeos, en los que la disponibilidad de mano de obra especializada (sobre todo en tareas de mantenimiento industrial) es bajísima, y no es fácil encontrar en el mercado laboral a disposición de las empresas la mano de obra formada que se necesita.

FORMACIÓN Y SUBVENCIONES


En España las subvenciones a la formación se canalizan a través de la FUNDACIÓN TRIPARTITA (que engloba a empresas, gobierno y sindicatos). Esta fundación organiza y subvenciona todo tipos de acciones formativas que cumplan una serie de requisitos. Para mas detalles, dispone de una página web en la que se facilita todo tipo de información:

www.fundaciontripartita.org

También es posible contactar con determinadas empresas de formación que mantienen acuerdos con la Fundación Tripartita, de manera que la propia empresa de formación se encarga de todos los trámites: solicitudes, organización, etc. Es una opción muy cómoda para la empresa.

En determinadas regiones, existe la posibilidad de organizar actividades de formación para desempleados. La empresa se compromete a contratar posteriormente a un porcenteje elevado de los asistentes (30-40%), pero puede realizar un proceso de selección de los alumnos. Se requiere un número mínimo de alumnos y cubre todos los gastos de formadores, aulas, material, desplazamiento, alojamiento y comidas de los alumnos, etc. Es realmente una opción muy interesante en empresas con alta rotación, que se aseguran una 'cantera' de personal disponible y formado sin coste para ellas.

También es posible acogerse a formación organizada por sindicatos, academias, organismos públicos, cámaras de comercio, asociaciones empresariales, etc. Es conveniente que la empresa esté alerta y mantenga contactos con los organizadores de estas acciones formativas, pues además de ser gratuitas para la empresa a veces tienen cierta calidad.

LAS SUBVENCIONES NO LO SON TODO


Muchas empresas basan las acciones formativas en las subvenciones que pueden recibir por organizar estas actividades. Es como si estas empresas entendieran que la formación es interesante si es gratis, e incluso, si puede aportar algún ingreso.Es cierto que existen numerosas subvenciones a las acciones formativas de las empresas, y que es inteligente gestionarlas. Pero basar la formación exclusivamente en las subvenciones es como basar el negocio en las ayudas públicas que se puedan obtener, y sólo desarrollar aquella parte del negocio que pueda ser subvencionable.

Hay muchas actividades de formación que tienen coste y que no son subvencionables, y no por ello dejan de ser ventajosas para la empresa. LAS EMPRESAS NO DEBERÍAN BASAR SU ESTRATEGIA DE FORMACIÓN EN LA POSIBILIDAD DE RECIBIR SUBVENCIONES POR ELLO, NI EN LA GRATUIDAD DE LA FORMACIÓN.

LA IMPORTANCIA DE PLANIFICAR LA FORMACIÓN


Planificar la formación es tan importante como planificar cualquier otra actividad de la empresa. Si se planifica y se gestiona, se obtienen mejores resultados que si se improvisa y se organiza ‘a salto de mata’. Por ello, organizar un plan de formación para un periodo de tiempo amplio, un año por ejemplo, puede mejorar enormemente los resultados y el cumplimiento de los objetivos que se buscan con la formación.

En el Plan de Formación debería indicarse lo siguiente:

- Cursos y sesiones que forman el Plan
- Referencia de cada curso
- Perfil de los técnicos a los que está dirigida cada acción formativa
- Duración de los cursos
- Nombre de los monitores, y si estos son internos (personal de la propia empresa) o externos (monitores contratados para realizar los cursos)
- Fecha y lugar de realización

CURSOS GENÉRICOS


Para aumentar los conocimientos generales del personal en el área de mantenimiento hay una serie de cursos genéricos que habitualmente están presentes en muchos de los Planes de Formación de este departamento.
Algunos de estos cursos genéricos son los siguientes:
- Curso de Mecánica básica para electricistas
- Curso de Electricidad básica para mecánicos
- Curso básico de Instrumentación
- Curso de Lubricación
- Curso de Neumática
- Curso de Hidráulica
- Curso de Alineación por comparadores
- Curso de Alineación por Láser
- Curso de Análisis de Vibraciones
- Curso de Soldadura básica
- Curso de Rodamientos
- Curso de Transmisión de movimiento
- Etc.

Algunos de ellos están pensados para fomentar la polivalencia del personal (curso de mecánica básica, curso de electricidad básica). Otros, para que adquieran conocimientos de algún área de mantenimiento que pueda serles necesarios (curso de neumática, hidráulica, lubricación). Finalmente, habrá otros que les formarán en el manejo de determinadas herramientas (analizador de vibraciones, equipo de soldadura, alineamiento por láser, manejo de torno, fresadora, etc.)

CURSOS ESPECÍFICOS


Los cursos específicos son cursos útiles en una única planta o instalación. Es formación concreta en la planta a mantener, y en general, no es trasladable a otras plantas.

En algunos casos se refiere a formación en el manejo y mantenimiento de equipos especiales; en otros casos es formación en equipos genéricos pero de una marca o fabricante concreto.

Algunos ejemplos pueden ser los siguientes:

- Curso de mantenimiento de calderas de un tipo determinado
- Curso de mantenimiento de compresores de una marca determinada
- Curso de programación y manejo del Sistema de Control Distribuido de un fabricante concreto
- Etc.

FORMACIÓN EN PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO


Una de las formas de optimización en mantenimiento es trabajar con Procedimientos de Trabajo, en los que se indiquen detalladamente cada una de las tareas a realizar, los materiales y herramientas necesarios, las precauciones a tener en cuenta, los ajustes y comprobaciones que debemos realizar para asegurar que el trabajo ha quedado correctamente terminado, etc.

Muchas empresas se lanzan a la redacción de procedimientos e instrucciones técnicas que acaban siendo papel almacenado en carpetas, perfectamente limpias y ordenadas y que son capaces de impresionar a una visita (por ejemplo, de un auditor de calidad). Pero después los operarios no los utilizan, y realizan las tareas según su mejor saber y entender.

Una de las claves para lograr implantar de manera efectiva un procedimiento de trabajo es dar una formación específica en ese procedimiento. Suele ser suficiente una sesión breve de 1 o 2 horas, en el que se explique al personal que debe llevar a cabo la tarea descrita en el procedimiento su contenido, el detalle de cada una de las actividades a llevar a cabo, las precauciones, etc.

Es importante listar todos los procedimientos de trabajo operativos, todos los que realmente se desee implantar, y preparar una sesión formativa por cada procedimiento para el personal implicado en su realización.

SESIONES BREVES (1-3 HORAS)


Son sesiones en las que se estudia una instalación, una red, un aspecto concreto de una máquina, etc. Algunos ejemplos pueden ser los siguientes:

- Estudio del diagrama unifilar de la planta
- Estudio de la red de tuberías de aire comprimido
- Lista de Averías de una máquina determinada
- Etc.

DOCUMENTANDO EL PLAN DE FORMACIÓN


El conjunto de cursos y acciones formativas componen el Plan de Formación. Para documentarlo convenientemente es necesario preparar los siguientes documentos:

- Fichas de Cursos. En cada ficha deberán indicarse las características del curso o sesión a impartir, indicando nombre del curso, si código, objetivos a alcanzar, monitores que lo imparten, material necesario, lugar donde se realiza, fecha propuesta, duración, nº máximo de personas que pueden recibirlo simultáneamente, y cualquier otro dato que se considere de interés. Un ejemplo de esta ficha se adjunta en este capítulo.
- Listado de cursos. Es una hoja resumen que contiene todos los datos de interés del total de los cursos, agrupados de la manera más conveniente (por meses, por especialidades, por tipos, etc.). Un ejemplo de este listado se adjunta en este capítulo.
- Listado de personal. Este listado tiene forma de matriz. Las filas lo componen los nombres del personal de mantenimiento, y las columnas son las referencias de los cursos. Marcaremos con una X aquellos cursos que deba recibir cada operario, como se indica en el ejemplo adjunto.
- Fichas de personal. Estas fichas deberían contener los datos generales de cada operario del departamento, la formación que tenía al llegar a la empresa y la formación que ha recibido desde su contratación.

Por último, en los informes periódicos de mantenimiento debería indicarse indicarse el número de horas total dedicadas a formación, su proporción sobre el total de horas trabajadas en el departamento y el total de horas previstas de formación a lo largo del año.